特別通知

由于持續(xù)征聘凍結一般事務職位，這一職位僅對聯(lián)合國非洲經濟委員會內部候選人開放。只有當內部候選人沒有成功時才會考慮外部考生。外部候選人如有選擇，將于2017年12月31日之前提供臨時任用。

不論候選人是否為該工作地點的居民，本地職位的招聘是在當地進行的。通過全球一般事務考試（GGST）是聯(lián)合國一般事務類別征聘考慮的先決條件。外部候選人將負責為了進行GGST考試而發(fā)生的任何差旅費用，并且在就業(yè)提供的情況下，在任用和離職時與旅行和搬遷到工作地點有關的任何費用。候選人還將負責獲得任何簽證和工作許可證以接受任命。如果選擇，外部候選人將在當地征聘，不享有國際福利。這個職位的候選人將被安排在晚些時候參加GGST。

組織設置和報告

這些職位位于行政部（DoA），采購部。在采購科科長的指揮下，高級采購助理向采購干事匯報。職工助理（G5）將負責以下職責：

責任

在授權范圍內， >

?在最少的監(jiān)督下，執(zhí)行全面的辦公室管理和行政支持功能;通常提供直接屁股轉交給一個主要計劃的高級官員或經理，如分公司或部門。

?與執(zhí)行辦公室和其他單位的高級官員保持聯(lián)絡，了解正在進行的方案和其他行政事項;監(jiān)視與單位產出，產品，任務等相關的流程和進度表。

?確保單位內部流暢，高效的信息流動;準備和處理機密信息;協(xié)助辦公室行政制度和程序的制定。

?研究，匯編和總結用于編寫報告，簡報，演講等的背景材料。

?協(xié)助全組織的活動（會議，培訓等） ），特別項目和活動。 ?將新員工視為有關行政程序和做法，并根據需要向其他辦公室人員提供一般性援助;可協(xié)調辦公室支助人員為各類委員會和其他機構提供會議服務/行政支助的工作。 ?參加會議，準備會議記錄，監(jiān)督后續(xù)活動。 ?對廣泛的通信和其他通信作出反應或起草答復;使用標準的文字處理包來生成各種大型，復雜的文件和報告。

?管理，更新和進一步開發(fā)內部數據庫;更新網站;生成各種數據庫的各種標準和非標準統(tǒng)計和其他報告。

?對外發(fā)文件執(zhí)行質量控制功能;校對和編輯文本，以遵守格式，語法，標點符號和風格。 ?響應復雜的信息請求和查詢（例如需要文件搜索的答案請求等）。幫助編寫本文離子材料使用適當的技術/軟件。 ?可以為單位提供一些專門的支持（如技術支持，編輯，桌面出版等）。

?保持日歷/日程;監(jiān)控變更，并將相關信息傳達給直接工作單位內外的適當人員。 ?執(zhí)行各種管理職責（例如離職記錄，會議組織，預約，辦公室供應和設備訂單等），包括準備和/或處理行政申請/文件（例如旅行請求，費用索賠，代金券，簽證申請等）。

?維護文件（紙和電子）和工作單位的數據庫。

?執(zhí)行分配的其他職責。

工作意味著與以下內容頻繁互動：

- 在整個機構的相關組織單位。

- 常駐代表團，聯(lián)合國共同制度組織等的代表和代表。

- 在其他國際組織，政府機構，非政府組織，大學，媒體等方面的聯(lián)系。 123>

預期成果：提供單位級別的全方位辦公管理和行政支持，在最少的監(jiān)督下工作。有效跟蹤，監(jiān)控和提供關鍵可交付成果的質量控制。有效地組織和管理記錄和數據。離散地處理機密材料/事宜。適當適用有關政策，指引，程序和程序。建立與各級內部和外部聯(lián)系的有效工作關系。

能力

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專業(yè)精神

：了解一般辦公和行政支持，包括行政管理政策，流程和程序。在工作和成就中表現出自豪感S;表現出專業(yè)能力和掌握主題;認真履行承諾，追究期限，取得成果;是由專業(yè)而不是個人關心的動力;在遇到困難的問題或挑戰(zhàn)時表現出持續(xù)性;在壓力很大的情況下保持冷靜。

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通訊

：清晰有效地說出和寫出;聽其他人，正確地解讀他人的信息，并做出適當的響應;問問題澄清，展現雙向溝通的興趣;定制語言，語調，風格和格式，以配合觀眾;展示分享信息的開放性，并讓人們了解情況。

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團隊合作：

與同事合作實現組織目標;通過真正重視他人的想法和專長來征求意見;愿意從別人那里學習;將團隊議程放在個人議程之前;支持和行動，即使這些決定可能不完全反映自己的立場;分享團隊成績信譽，承擔團隊缺陷的共同責任。

?客戶導向：將所有提供服務的人都視為“客戶”，并從客戶的角度來看待事物;通過獲得信任和尊重，與客戶建立和維系生產性合作關系;識別客戶的需求并將其與適當的解決方案相匹配;監(jiān)控客戶環(huán)境內外的持續(xù)發(fā)展，以了解和預測問題;向客戶通報項目進展情況或挫折情況;滿足向客戶提供產品或服務的時間表。

教育

高中文憑或同等學歷。必須通過總部的聯(lián)合國全球綜合服務測試（GGST）或e辦公室暫時進行本地化試驗。 （123）

工作經歷

五年（5）年的行政或相關領域，其中優(yōu)先三年以上的經驗聯(lián)合國共同制度或國際公共組織。

語言

英文和法文是聯(lián)合國秘書處的工作語言。對于發(fā)布的帖子，需要流利的口頭和書面的英語。了解另一種聯(lián)合國官方語言是一個優(yōu)勢。

評估

對合格候選人的評估可能包括評估活動，可能采用基于能力的面試