特別通知

根據“聯(lián)合國工作人員細則”工作人員第4.4條，本職位須經當地招聘。一般事務人員和有關職類的所有工作人員應在各辦事處的國家或通勤距離內招募，不論其國籍及其在該國的時間長短如何。受當地招聘的工作人員不具備專門適用于國際招聘的津貼或福利資格。

通過全球一般事務考試（GGST）是聯(lián)合國秘書處一般事務及相關職類招聘考試的先決條件。申請人在申請時尚未通過GGST的申請人可以在提交申請后被邀請參加考試。在聯(lián)合國總部，非洲經濟委員會，西亞經濟社會委員會，聯(lián)合國日內瓦辦事處，聯(lián)合國維也納辦事處，盧旺達問題國際刑事法庭或國際刑事法庭通過了英文行政支助評估測試前南斯拉夫或聯(lián)合國總部的聯(lián)合國會計或統(tǒng)計助理考試可以被接受代替GGST。

工作人員受秘書長的授權，由他或她轉讓。在這種情況下，所有工作人員都應按照既定的規(guī)則和程序定期移動到其職業(yè)中的新功能

組織。設置和報告

該職位位于聯(lián)合國總部的信息和通信技術廳的業(yè)務協(xié)調科，并向該科行政干事提出報告。

職責

在授權下，行政助理將負責下列職務：

- 人力資源管理

?啟動，處理，監(jiān)督，審查和跟蹤與單位人力資源活動管理有關的行動，例如招聘，安置，合同延期，搬遷，晉升，績效考核，工作分類審查，分離，人力規(guī)劃等，確保法規(guī)和程序的適用性保持一致。

?根據預算信息和預測，為CIC準備Umoja購物車和SES。

?作為進入和維護外部承包商的考勤報告的協(xié)調中心，提交給賣方發(fā)票認證。 ?向員工提供有關人力資源和行政程序，流程和做法的咨詢和指導，并在必要時與執(zhí)行辦公室或其他中央行政事務部門聯(lián)絡。

?維護和審查組織人員配置表，組織圖，崗位職位數據，并在必要時匯編報告。 ?收集培訓要求，維護培訓計劃，并處理員工培訓申請表和培訓后文件。 ?監(jiān)督支出和撥款的狀態(tài)，記錄變化和更新與人員配置，培訓和旅行有關的預算表。

?查看相關支出情況，并與核準預算進行比較。

?查詢貨物和服務的請購單，以確保（a）正確的支出對象已被收取，（b）可用資金。協(xié)助編寫預算執(zhí)行情況表。

- 一般l管理

?準備，處理和跟進有關官方旅行，員工培訓的行政安排和表格。 ·幫助聯(lián)合國和外部承包商之間日常管理外包服務的合同。

?處理承包商發(fā)票的付款并監(jiān)控付款。

?準備和處理合同和工作的所有聯(lián)合國表格和許可單位，科或部門聯(lián)合國工作人員，包括：聯(lián)合國通行證，財產通行證，刷卡訪問和門鑰匙。

?起草日常信函（備忘錄，電子郵件等）。 ?與服務單位進行廣泛的協(xié)調，并與內部團隊成員，執(zhí)行辦公室和人力廳進行聯(lián)絡。

?維護規(guī)則，法規(guī)，行政指示和其他相關文件的文件。

?根據需要執(zhí)行其他相關的行政職責，例如運營旅行計劃;監(jiān)控賬戶和支付給供應商和個體承包商的服務;物理空間規(guī)劃;識別辦公技術需求和維護設備，軟件和系統(tǒng)。 - 信息技術

?作為協(xié)調，監(jiān)控和考察所有計算機的協(xié)調中心的問題。

?為指定區(qū)域的相關硬件和軟件系統(tǒng)應用程序提供基本技術支持。

?支持高級人員在Lotus Notes，Microsoft Access和基于Web的架構等中創(chuàng)建和維護應用軟件;

?在活動目錄中維護用戶網絡帳戶，糾正用戶訪問問題，并分配適當的網絡共享驅動器權限和權限。

?協(xié)助員工安裝，配置和持續(xù)的計算機可用性pheral設備和軟件已建立標準。

能力

專業(yè)精神：

- 知識和應用財務規(guī)則的能力，在聯(lián)合國環(huán)境中的條例和程序

- 在整個財務和預算功能范圍內提取，解釋，分析和格式化數據的知識，技能和能力，包括程序開發(fā)和數據庫管理，索賠和資金運作

- 識別和解決數據差異和操作問題的能力

- 表現(xiàn)為工作和成就感到自豪;表現(xiàn)出專業(yè)能力和掌握主題

- 認真高效地履行承諾，遵守期限并取得成果

- 以專業(yè)而不是個人關注為動力;在遇到困難的問題或挑戰(zhàn)時表現(xiàn)出持續(xù)性;在緊張局勢中保持冷靜

- 承諾通過確保男女平等參與和充分參與工作的各個方面實現(xiàn)兩性平等的目標。

Planning＆amp;組織：

- 制定與商定的策略一致的明確目標

- 確定優(yōu)先活動和作業(yè);根據需要調整優(yōu)先級

- 分配適當數量的完成工作的時間和資源

- 在規(guī)劃

時預見風險并允許意外事件 - 監(jiān)視并調整計劃和操作必要的

- 有效地執(zhí)行

客戶導向：

- 將所有提供服務的人都設為“客戶端”，并試圖查看從客戶的角度來看 - 建立和維護生產力通過獲得他們的信任和尊重，與客戶保持聯(lián)系

- 確定客戶的需求并將其與適當的解決方案相匹配

- 監(jiān)控客戶環(huán)境內外的持續(xù)發(fā)展，以保持通知和預期問題

- 向客戶通報項目進展情況或挫折

- 為客戶提供產品或服務的時間表

教育

高中文憑或同等學歷。

工作經驗

需要至少五年的財務，預算，信息技術，行政服務或相關領域的經驗。需要使用Umoja，SAP或其他類似ERP工具的員工管理方面的相關實踐經驗。

語言

英文和法文是聯(lián)合國秘書處的工作語言。對于發(fā)布的帖子，需要流利的英語。法語知識是可取的。了解聯(lián)合國另一種官方語言是一個優(yōu)勢。

評估

對合格候選人的評估可能包括評估活動，可能采取以能力為基礎的面試。