行政助理 所屬組織 : 聯(lián)合國(guó)行政助理
組織領(lǐng)域: 其他崗位級(jí)別: 其他
崗位領(lǐng)域: 行政人力截止日期:2017-06-24
工作地點(diǎn): 紐約學(xué)歷要求:??萍耙陨?/span>
工作性質(zhì): 未明確
崗位信息網(wǎng)址:https://careers.un.org/lbw/jobdetail.aspx?id=77848
特別通知
工作人員受秘書長(zhǎng)的授權(quán),由他或她轉(zhuǎn)讓。在這方面,所有工作人員都應(yīng)按照既定的規(guī)則和程序定期遷入職業(yè)新職。
根據(jù)“聯(lián)合國(guó)工作人員細(xì)則”工作人員第4.4條,這一職位須接受當(dāng)?shù)卣衅?。一般事?wù)人員和有關(guān)職類的所有工作人員應(yīng)在各辦事處的國(guó)家或通勤距離內(nèi)招募,不論其國(guó)籍及其在該國(guó)的時(shí)間長(zhǎng)短如何。受當(dāng)?shù)卣衅傅墓ぷ魅藛T不具備專門適用于國(guó)際招聘的津貼或福利資格。
通過(guò)全球一般事務(wù)考試(GGST)是聯(lián)合國(guó)秘書處一般事務(wù)及相關(guān)職類招聘考試的先決條件。申請(qǐng)人在申請(qǐng)時(shí)尚未通過(guò)GGST的申請(qǐng)人可以在提交申請(qǐng)后被邀請(qǐng)參加考試。在聯(lián)合國(guó)總部,非洲經(jīng)濟(jì)委員會(huì),西亞經(jīng)濟(jì)社會(huì)委員會(huì),聯(lián)合國(guó)日內(nèi)瓦辦事處,聯(lián)合國(guó)維也納辦事處,盧旺達(dá)問(wèn)題國(guó)際刑事法庭或國(guó)際刑事法庭通過(guò)了英文行政支助評(píng)估測(cè)試前南斯拉夫或聯(lián)合國(guó)總部的聯(lián)合國(guó)會(huì)計(jì)或統(tǒng)計(jì)助理考試可以被接受代替GGST。
組織設(shè)置和報(bào)告
該職位位于紐約總部?jī)?nèi)部監(jiān)督事務(wù)廳(監(jiān)督廳)的調(diào)查科(ID)。任職者將向調(diào)查行政干事報(bào)告。監(jiān)督廳是向秘密報(bào)告的獨(dú)立辦事處總干事和大會(huì)。關(guān)于可能違反規(guī)則或條例,管理不善,不當(dāng)行為,浪費(fèi)資源和/或?yàn)E用權(quán)力的報(bào)告,ID跟進(jìn)。調(diào)查司在全球分散在紐約,維也納,內(nèi)羅畢和恩德培以及六個(gè)外地特派團(tuán)。該司由經(jīng)常預(yù)算和支助帳戶提供資金,具有復(fù)雜的報(bào)告和預(yù)算編制要求。
責(zé)任
在授權(quán)范圍內(nèi),行政助理將負(fù)責(zé)以下職務(wù),以支持調(diào)查科和行政辦公室:
人力資源管理
?開展,審查,處理和跟蹤與該司在總部,辦事處的人力資源活動(dòng)全球行政有關(guān)的行動(dòng)遠(yuǎn)離總部和外地特派團(tuán)。協(xié)助審判和發(fā)展新的招聘方式,作為該部門各種招聘工作的一部分,這需要與人力資源管理廳進(jìn)行候選人篩選,評(píng)估和在線測(cè)試聯(lián)絡(luò)。協(xié)助管理全球招聘工作,協(xié)調(diào)候選人考試,安排面試,并向面試小組提供行政支持。
?支持新員工的入職過(guò)程。
?與分部訓(xùn)練主任合作,為該部門領(lǐng)導(dǎo)的入職培訓(xùn),持續(xù)的專業(yè)發(fā)展培訓(xùn)方案和外部培訓(xùn)方案提供行政支持。
?代表Umoja的工作人員輸入時(shí)間,維護(hù)和認(rèn)證管理數(shù)據(jù)和時(shí)間和出勤記錄,辦公室假日程表,作為時(shí)間管理員,Umoja的門戶角色,創(chuàng)建缺席請(qǐng)求?代表工作人員在門戶網(wǎng)站上載支持文件。
?在行政程序,流程和做法方面向工作人員提供咨詢和指導(dǎo),必要時(shí)與中央行政服務(wù)機(jī)構(gòu)聯(lián)絡(luò)
?根據(jù)“工作人員細(xì)則和條例”,審查索賠和應(yīng)享權(quán)利。
?監(jiān)督空缺通知檔案的維護(hù)工作,并跟蹤空缺通知的狀態(tài)。
?維護(hù)和審查人員配備表并準(zhǔn)備相關(guān)人員報(bào)告,以協(xié)助繼任和資源規(guī)劃。預(yù)算和財(cái)務(wù)
?作為監(jiān)測(cè)支出和撥款情況的支持措施
?從Umoja系統(tǒng)生成的報(bào)告準(zhǔn)備或定制財(cái)務(wù)報(bào)告。
?查詢貨物和服務(wù)的請(qǐng)購(gòu)單,以確保:(a)正確的支出對(duì)象已被收取,(b)資金的可用性。
總務(wù)管理
?起草署長(zhǎng)辦公室的例行信函和備忘錄??偛亢涂偛哭k公室的內(nèi)部團(tuán)隊(duì)成員經(jīng)常與服務(wù)單位進(jìn)行廣泛的協(xié)調(diào),并進(jìn)行聯(lián)絡(luò)。
?準(zhǔn)備,處理和跟進(jìn)公務(wù)旅行的行政安排。 ?根據(jù)需要執(zhí)行其他相關(guān)的管理職責(zé)(例如,運(yùn)營(yíng)旅行計(jì)劃;監(jiān)控賬戶并向供應(yīng)商和個(gè)體承包商支付服務(wù)費(fèi)用;物理空間規(guī)劃;識(shí)別辦公室技術(shù)需求以及維護(hù)設(shè)備,軟件和系統(tǒng);組織和協(xié)調(diào)研討會(huì),會(huì)議和翻譯)。
?安排和支持與部門小組和小組的日常會(huì)議?管理董事的內(nèi)部呃辦公室郵件信件。
?維護(hù)各種分發(fā)列表。
合同管理
?與提供對(duì)調(diào)查支持的供應(yīng)商進(jìn)行日常管理合同,提供與面試成績(jī)單,DNA分析,指紋手寫分析以及其他法醫(yī)支持。
?處理采購(gòu)服務(wù)以及支付和監(jiān)督承包商的發(fā)票。
?準(zhǔn)備和處理所有聯(lián)合國(guó)的合同和工作單位,部門或服務(wù)機(jī)構(gòu)的聯(lián)合國(guó)工作人員,包括:聯(lián)合國(guó)通行證,財(cái)產(chǎn)通行證,聯(lián)合國(guó)停車許可證,刷卡訪問(wèn)和門鑰匙。
能力
專業(yè)技能
:能夠執(zhí)行廣泛的管理職能,如預(yù)算/工作計(jì)劃,人力資源,數(shù)據(jù)庫(kù)管理等。能夠?qū)⒏鞣N國(guó)際組織行政,財(cái)務(wù)和人力資源規(guī)則和法規(guī)的知識(shí)應(yīng)用于工作場(chǎng)合。在工作和成就中表現(xiàn)出自豪感;表現(xiàn)出專業(yè)能力和掌握主題;認(rèn)真履行承諾,追究期限,取得成果;是由專業(yè)而不是個(gè)人關(guān)心的動(dòng)力;在遇到困難的問(wèn)題或挑戰(zhàn)時(shí)表現(xiàn)出持續(xù)性;在壓力很大的情況下保持冷靜。承諾通過(guò)確保婦女和男子平等參與和充分參與工作的所有方面來(lái)實(shí)現(xiàn)兩性平等的目標(biāo)。
規(guī)劃與組織:制定符合商定戰(zhàn)略的明確目標(biāo);確定優(yōu)先活動(dòng)和作業(yè);根據(jù)需要調(diào)整優(yōu)先級(jí);為完成工作分配適量的時(shí)間和資源;預(yù)見到風(fēng)險(xiǎn)等等計(jì)劃時(shí)發(fā)生意外事故的低點(diǎn);根據(jù)需要監(jiān)督和調(diào)整計(jì)劃和行動(dòng);有效利用時(shí)間。
客戶定位:認(rèn)為所有提供服務(wù)的人都是“客戶”,并尋求從客戶的角度來(lái)看事物;通過(guò)獲得信任和尊重,與客戶建立和維系生產(chǎn)性合作關(guān)系;識(shí)別客戶的需求并將其與適當(dāng)?shù)慕鉀Q方案相匹配;監(jiān)控客戶環(huán)境內(nèi)外的持續(xù)發(fā)展,以了解和預(yù)測(cè)問(wèn)題;向客戶通報(bào)項(xiàng)目進(jìn)展情況或挫折情況;滿足向客戶提供產(chǎn)品或服務(wù)的時(shí)間表。
教育
高中文憑或同等學(xué)歷。
工作經(jīng)驗(yàn)
七年的行政服務(wù),財(cái)務(wù),會(huì)計(jì),審計(jì),人力資源或相關(guān)領(lǐng)域的經(jīng)驗(yàn)是需要。與SAP,Umoja等企業(yè)資源計(jì)劃軟件(ERP)合作的經(jīng)驗(yàn)是可取的。在國(guó)際組織中有人力資源行政程序的經(jīng)驗(yàn)是可取的。與Oracle Peoplesoft,INSPIRA或類似的人力資源管理系統(tǒng)合作的經(jīng)驗(yàn)是可取的。
語(yǔ)言
英文和法文是聯(lián)合國(guó)秘書處的工作語(yǔ)言。對(duì)于發(fā)布的帖子,需要流利的英語(yǔ)。了解另一種聯(lián)合國(guó)官方語(yǔ)言是一個(gè)優(yōu)勢(shì)。
評(píng)估
對(duì)合格候選人進(jìn)行評(píng)估可能包括評(píng)估工作,然后進(jìn)行基于能力的面試。