特別通知

工作人員受秘書長的授權(quán)，由他或她轉(zhuǎn)讓。在這方面，所有工作人員都應(yīng)按照既定的規(guī)則和程序定期遷入職業(yè)新職。

根據(jù)“聯(lián)合國工作人員細(xì)則”工作人員第4.4條，這一職位須接受當(dāng)?shù)卣衅?。一般事?wù)人員和有關(guān)職類的所有工作人員應(yīng)在各辦事處的國家或通勤距離內(nèi)招募，不論其國籍及其在該國的時間長短如何。受當(dāng)?shù)卣衅傅墓ぷ魅藛T不具備專門適用于國際招聘的津貼或福利資格。通過全球一般事務(wù)考試（GGST）是聯(lián)合國秘書處一般事務(wù)及相關(guān)職類招聘考慮的先決條件。申請人在申請時尚未通過GGST的申請人可以在提交申請后被邀請參加考試。在聯(lián)合國總部，非洲經(jīng)濟(jì)委員會，西亞經(jīng)濟(jì)社會委員會，聯(lián)合國日內(nèi)瓦辦事處，聯(lián)合國維也納辦事處，盧旺達(dá)問題國際刑事法庭或國際刑事法庭通過了英文行政支助評估測試前南斯拉夫可能被接納代替GGST。

組織設(shè)置和報告

該職位位于中央支持服務(wù)辦公室檔案和記錄管理科的檔案和記錄中心。任職者將直接向檔案館記錄中心報告。

責(zé)任

在授權(quán)下，信息管理助理將被呼叫無法滿足以下職責(zé)：

歸檔和記錄管理

- 為部門人員提供標(biāo)準(zhǔn)和ARMS特定的應(yīng)用程序支持和應(yīng)用程序故障排除。

- 與秘書處辦公室的標(biāo)準(zhǔn)電子記錄保存系統(tǒng)相關(guān)的最終用戶培訓(xùn)。

- 編輯部分網(wǎng)頁，確保HTML布局正確。

- 電子記錄保存系統(tǒng)中的記錄部分的輸入和輸出記錄。

- 通過創(chuàng)建新文件夾，應(yīng)用處置說明和跟蹤文件循環(huán)，維護(hù)科的紙質(zhì)和電子中央文件系統(tǒng)。

- 參加秘書處辦公室的記錄管理項目，匯編記錄并創(chuàng)建電子文件清單，準(zhǔn)備記錄傳輸，并安排從辦公室到非現(xiàn)有存儲的運輸。

- 有關(guān)參與部分記錄相關(guān)項目的參與，處置，描述和數(shù)據(jù)庫更新活動。

- 履行關(guān)于維護(hù)分類數(shù)據(jù)庫的加入，處理和位置要素的交換所功能。

- 通過與記錄來源辦公室聯(lián)系轉(zhuǎn)移程序和文件來支持處理操作;并分析保留時間表和先例以支持處置決定。

- 創(chuàng)建和維護(hù)手工加入記錄，并向其他科員提供信息，以支持參考和檔案安排和描述活動。

- 監(jiān)督內(nèi)部記錄檢索，貸款，復(fù)印和員工清關(guān)業(yè)務(wù)。

- 支持外部參考服務(wù)，起草常規(guī)的查詢回復(fù)，包括記錄復(fù)制傳送，以供單位總監(jiān)批準(zhǔn)。

- 參加維護(hù)Section的參考數(shù)據(jù)庫。

文件

在文件和出版物的準(zhǔn)備，復(fù)制和分發(fā)方面，提供文件處理服務(wù)。

- 將各種場地的文件，參考資料，文具和必要的設(shè)備運送到后續(xù)行動。

- 根據(jù)需要提供文件傳遞服務(wù)。

一般

- 根據(jù)更多資深員工的要求進(jìn)行研究。

- 為信息服務(wù)用戶提供相關(guān)的技術(shù)支持。

- 為單位和科長提供行政支持，承擔(dān)分配的其他職責(zé)。

能力

專業(yè)精神：電子記錄保存知識和相關(guān)信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)。能夠進(jìn)行自主研究，系統(tǒng)地保存記錄，并以最快的速度和準(zhǔn)確性檢索必要的材料。能夠識別和評估問題，并開發(fā)相關(guān)記錄的準(zhǔn)確檢索工具。在工作和成就中表現(xiàn)出自豪感;表現(xiàn)出專業(yè)能力和掌握主題;認(rèn)真履行承諾，追究期限，取得成果;是由專業(yè)而不是個人關(guān)心的動力;在遇到困難的問題或挑戰(zhàn)時表現(xiàn)出持續(xù)性;在壓力很大的情況下保持冷靜。承諾通過確保婦女和男子平等參與和充分參與工作的所有方面來實現(xiàn)兩性平等的目標(biāo)。

溝通：清晰有效地說出和寫出;聽其他人，正確地解讀他人的信息，并做出適當(dāng)?shù)捻憫?yīng);問問題澄清，展現(xiàn)雙向溝通的興趣; tailors語言，音調(diào)，風(fēng)格和格式來匹配觀眾;展示分享信息的開放性，并讓人們了解情況。

客戶定位：將所有提供服務(wù)的人都視為“客戶端”并尋求從客戶的角度看待事物;通過獲得信任和尊重，與客戶建立和維系生產(chǎn)性合作關(guān)系;識別客戶的需求并將其與適當(dāng)?shù)慕鉀Q方案相匹配;監(jiān)控客戶環(huán)境內(nèi)外的持續(xù)發(fā)展，以了解和預(yù)測問題;向客戶通報項目進(jìn)展情況或挫折情況;滿足向客戶提供產(chǎn)品或服務(wù)的時間表。

教育

高中文憑或同等學(xué)歷。

工作經(jīng)驗

需要五年的檔案，電子檔案管理或相關(guān)領(lǐng)域經(jīng)驗。信息系統(tǒng)管理，數(shù)據(jù)庫管理和VM服務(wù)器維護(hù)方面的經(jīng)驗是非常需要的。

語言

英文和法文是聯(lián)合國秘書處的工作語言。對于發(fā)布的帖子，需要流利的英語。了解另一種聯(lián)合國官方語言是一個優(yōu)勢。

評估

對合格候選人的評估可能包括評估活動，可能采取以能力為基礎(chǔ)的面試。