特別通知

此職位的招聘是在當地進行的。這個職位是受資金供應的。

總部，非洲經委會，西亞經社會，日內瓦辦事處，維也納辦事處，盧旺達問題國際行動委員會或前南問題國際法庭通過聯(lián)合國行政評估支助測試（ASAT）或全球綜合服務測試（GGST）是總干事征聘考慮的先決條件聯(lián)合國秘書處的服務類別。通過電子郵件發(fā)送一個召集，只有符合要求的候選人。

G1-G4級別的職位空缺可供內部和外部候選人使用，包括臨時任用工作人員。但是，優(yōu)先考慮現有的在職工作人員。只有當申請時持有固定期限或臨時任用的在職工作人員無法確定時，才會考慮新的外部候選人。

請注明所有工作的工作時間的百分比。

組織設置和報告

該職位位于聯(lián)合國日內瓦辦事處會議管理司解釋處處長辦公室。

責任

在總參謀長的全面指導和直接監(jiān)督下，團隊助理負責以下職責：

?執(zhí)行廣泛的辦公室支持和管理功能。 ?對日常通信和其他通信作出回應或答復;使用標準的文字處理包來生成各種大型，復雜的文件和報告。 ?監(jiān)控流程和時間表，與本單位的產出，產品，任務等相關;在適用的情況下，協(xié)助驗證所需文件的收據和準確性橢圓形，簽名等，以確保符合相關法律，財務和其他要求。

?從報告，工作計劃，研究，簡報會，會議/會議等各個方面進行研究，匯編和組織信息和參考資料。

?校對文件和編輯文本的準確性，語法，標點和風格，并遵守既定的格式標準。

?屏蔽電話和訪客;響應中等復雜的信息請求和查詢（例如需要文件搜索的答案等），并且根據需要將查詢引用到適當的人員進行處理。 ?為會議，小組，董事會，委員會，會議提供秘書，行政和后勤支持，擔任自由職業(yè)口譯員的分類委員會秘書。 ?使用適當的技術/軟件協(xié)助編寫演示材料。

?保持日歷/日程;監(jiān)控變更并將相關信息傳達給直接工作單位內外的適當人員。

?郵件和其他文件的評論，記錄，分發(fā)和/或處理;后續(xù)行動。 ?更新和維護大型通訊組列表;使用電子格式在可能的情況下監(jiān)視，準備和分發(fā)各種材料，報告。 ·執(zhí)行一般管理任務，負責與服務主任的正式承諾有關的準備工作，即會議，特派團和其他活動的安排，保留，包括準備和/或處理行政申請/文件（例如旅行申請，簽證申請等）。

?維護文件（紙和電子）和工作單位的數據庫。幫助提供軟件和辦公設備支持。

?作為本服務解釋編程人員的后盾。

?執(zhí)行分配的其他職責。

能力

專業(yè)技術

- 了解一般辦公室和行政支持，包括行政管理，流程和程序。

- 表現為工作和成就感到自豪;

- 展示專業(yè)能力和掌握主題; - 認真履行承諾，追究期限，取得成果;

- 是由專業(yè)而不是個人關注的動力; - 面對困難的問題或挑戰(zhàn)時，表現出持續(xù)性;

- 在緊張的情況下保持冷靜。

TEAMWORK

- 與同事合作實現組織目標;

- 通過真正重視他人的想法和專長來征求意見;愿意從別人那里學習;

- 將個人議程列入個人議程之前;

- 根據最終小組決定的支持和行為，即使這些決定可能不完全反映自己的立場;

- 團隊成就獲得信譽，并承擔團隊缺陷的共同責任。

客戶定位

- 將所有提供服務的人都視為“客戶”，并從客戶的角度來看待事物。

- 通過獲得信任和尊重，與客戶建立和維持生產性合作伙伴關系。

- 識別客戶的需求，并將其與適當的解決方案相匹配。

- 監(jiān)測客戶環(huán)境內外的持續(xù)發(fā)展，以了解和預測問題。

- 讓客戶知道項目進展或挫折。

- 滿足向客戶提供產品或服務的時間表。

教育

高中文憑或同等學歷。

工作經驗

至少需要三（3）年一般辦公室支援或相關領域的經驗，最好在國際組織環(huán)境。組織和維護會議的經驗包括設立相關的信息技術設備是可取的。

語言

英文和法文是聯(lián)合國秘書處的工作語言。對于發(fā)布的帖子，需要流利的英語或法語。對另一方的了解是可取的。了解聯(lián)合國第三種官方語言是一個優(yōu)勢。

評估

對合格候選人的評估可能包括評估活動，可能采取以能力為基礎的面試。